Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ, điện tử

UBDN thành phố Hà Nội vừa ban hành Kế hoạch số 48/KH-UBND thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2023. Theo đó, Kế hoạch nhằm tiếp tục nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, tổ chức. Đồng thời, nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

UBND Thành phố đề nghị các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; triển khai thực hiện có hiệu quả các nội dung trong Kế hoạch số 67/KH-UBND ngày 17/3/2021 của UBND Thành phố về triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” thuộc UBND thành phố Hà Nội.

Trong năm 2023, UBND Thành phố yêu cầu các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ thường xuyên, trong đó tăng cường tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Tiếp tục tuyên truyền để nâng cao nhận thức, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; phổ biến kịp thời các văn bản, quy định của Trung ương, ngành, Thành phố về công tác văn thư, lưu trữ đến các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý bằng nhiều hình thức như: qua các phương tiện thông tin báo, đài, Cổng thông tin điện tử Thành phố, Trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức; hội nghị giao ban, tập huấn, sơ kết, tổng kết.

Bên cạnh đó, Thành phố giao Sở Nội vụ xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn chỉ đạo, hướng dẫn quy trình nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định. Đồng thời, tham mưu Thành phố tổ chức tập huấn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ trong đó tập trung vào các nội dung: hướng dẫn sư dụng Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành; quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật; quản lý văn bản mật.

Tại Kế hoạch, UBND Thành phố cũng yêu cầu các cơ quan, tổ chức đẩy mạnh hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ, trong đó đẩy mạnh công tác nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ trong hoạt động văn thư, lưu trữ; triển khai thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử, ứng dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo Kế hoạch của UBND Thành phố.

Thành phố chỉ đạo, trong thời gian tới, các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện một số nhiệm vụ trọng tâm, trong đó tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành các văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế; Sử dụng có hiệu quả hệ thống quản lý văn bản và điều hành Thành phố trong việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử; Tăng cường công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trừ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; xác định giá trị tài liệu; lựa chọn tài liệu có giá trị, tần suất sử dụng cao, tài liệu có tình trạng vật lý kém để tiến hành lập Danh mục hồ sơ, tài liệu cần số hóa; Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, đôn đốc các cơ quan thực hiện Kế hoạch số 67/KH-UBND của UBND Thành phố.

Để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ, Thành phố Hà Nội đã đề ra một số giải pháp để thực hiện, cụ thể:

Một là, đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức.

Hai là, nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và công chức, viên chức trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

Ba là, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức đáp ứng yêu cầu hiện nay.

Bốn là, tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ./.